Telefonische Erreichbarkeit begrenzt auf 9 Uhr bis 11 Uhr
Die telefonische Erreichbarkeit der Beihilfeabteilung muss aus dienstlichen Gründen eingeschränkt werden. Ab Montag, 22. Juli 2024, erreichen Sie uns
von Montag bis Freitag zwischen 9.00 Uhr und 11.00 Uhr.
Aufgrund der Einschränkungen kann es im Einzelfall zu Wartezeiten kommen, bis Ihr Anruf an einen freien Mitarbeiterplatz durchgestellt wird.
Grund für die Maßnahme ist die Einführung einer neuen Software zur digitalen Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Während der Einführungsphase entsteht für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein zusätzlicher Aufwand für Schulungen, Testarbeiten und Einarbeitung in die neue Software. Daneben muss aber auch die fortlaufende Bearbeitung der Beihilfeanträge sichergestellt sein. Wir bitten daher um Ihr Verständnis, dass wir den telefonischen Service bis auf Weiteres einschränken müssen.
Aber auch Sie können uns dabei helfen, Ihre Beihilfeanträge zügiger abzuarbeiten:
- Sehen Sie bitte von Anfragen nach dem Bearbeitungsstand Ihres Beihilfeantrages ab. Der aktuelle Bearbeitungsstand wird wöchentlich auf unserer Homepage in der Rubrik Beihilfe > Service > Bearbeitungsstand veröffentlicht.
- Auch Anfragen, ob Ihr Antrag oder Schreiben beim KVBW eingegangen ist, unterbrechen unsere Geschäftsprozesse. Es passiert äußerst selten, dass per Post oder E-Mail übersandte Dokumente nicht ankommen. Wenn Sie Ihren Beihilfeantrag über unsere App „Meine Beihilfe“ einreichen, erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung.
- Es genügt vollkommen, Ihre Dokumente nur auf einem Übertragungsweg zu übersenden. Wenn Sie z. B. ein Schriftstück per Post schicken, ist eine zusätzliche Übermittlung per Fax, E-Mail oder Beihilfe-App nicht notwendig.
- Bitte reichen Sie Ihre Belege möglichst gesammelt ein. Die Bearbeitung mehrerer Einzelanträge mit lediglich einem oder zwei Belegen ist insgesamt zeitaufwändiger als die Bearbeitung eines Antrages mit mehreren gesammelten Belegen.
Wir sind bestrebt, möglichst bald wieder die allgemeinen Telefonsprechzeiten und angemessene Bearbeitungszeiten anbieten zu können.